Département Administration et Ressources Humaines
Il a pour missions :
- l’administration et dialogue social ;
- la maintenance des équipements et des installations électriques ;
- la coordination des activités ;
- la Préparation et l’élaboration du budget en collaboration avec l’Agence Comptable ;
- la Préparation et l’élaboration le rapport d’activité annuel,
- l’approvisionnement.
- la gestion du personnel,
- la gestion des carrières,
- la mise en place des méthodes de motivation du personnel,
- le règlement des contentieux.
Ce département comporte six (06) services :
- le Service Ressources Humaines ;
- le Service Juridique et Contentieux
- le Service Secrétariat Général ;
- le Service Approvisionnement ;
- le Service Maintenance ;
- le Service Comptabilité Administrative.
- Le Service Ressources Humaines
Il est chargé de :
- la tenue du fichier du personnel comprenant le dossier individuel des agents ;
- le traitement des salaires du personnel ;
- le suivi du dossier des agents ;
- la gestion des carrières administratives (avancement-retraite-décès) ;
- le suivi des dossiers administratifs ;
- la préparation des bulletins de notations ;
- le recrutement du personnel ;
- la gestion du planning annuel des congés et permissions ;
- la gestion des formations et perfectionnement ;
- le suivi des conventions avec des établissements scolaires ;
- l’accueil et l’orientation ;
- le suivi des stagiaires ;
- la préparation et le suivi des états de paiement des salaires, indemnités et primes d’encouragement du personnel ;
- la tenue du journal auxiliaire des salaires ;
- la tenue du registre de l’employeur côté et paraphé par la Direction Nationale du Travail et des Lois Sociales ;
- l’établissement des ordres de mission et la répartition des chauffeurs et véhicules ;
- la tenue et le suivi administratif du dossier des coopérants ;
- la gestion des accidents de travail.
- Le Service Juridique et Contentieux
Il est chargé de:
- la gestion des contentieux pouvant surgir entre l’INSP et les tiers ;
- l’appui conseil dans le domaine des conventions.
- Le Secrétariat Général
Il est chargé de l’accueil et la réception des usagers, de la gestion du courrier notamment :
- la réception du courrier ;
- la distribution du courrier ;
- l’émargement des bordereaux de transmission et la tenue de procès-verbaux de réunions ;
- la saisie des données scientifiques des chercheurs ;
- la photocopie, le retrait du courrier à la poste et leur dispatching ;
- le classement dans le chrono “courrier arrivée” (archivage) ;
- la supervision des saisies effectuées par les autres secrétaires
- l’encadrement des stagiaires.
Le Chef de service est assisté de deux ou plusieurs secrétaires dactylographes ayant pour fonction essentielle, la réception du courrier et la saisie des projets de lettres, notes de services, décisions, etc.
- Le Service Approvisionnement
Il est chargé de :
- l’identification et la collecte des besoins exprimés par les services ;
- la mise en concurrence des fournisseurs pour des achats dont le montant est supérieur à deux cent mille (200.000) Francs CFA ;
- l’établissement des bons de commande ;
- la transmission du bon de commande aux fournisseurs ;
- l’établissement des bons d’achat ;
- la préparation des marchés et contrats ;
- la participation aux travaux de la commission de dépouillement et du jugement des offres.
Le Chef de service est assisté d’un chargé d’approvisionnement qui l’aide ou le cas échéant le remplace en cas d’absence.
- Le Service Maintenance
Il est chargé de :
- l’élaboration d’un programme de maintenance ;
- l’identification et la collecte des besoins exprimés par les services ;
- la maintenance des équipements biomédicaux ;
- la maintenance des équipements informatiques ;
- l’entretien des installations électriques, froid et plomberies ;
- l’entretien du matériel roulant, les bâtiments.
- Le Service de Comptabilité Administrative
Il est chargé de :
- la participation à la préparation des budgets ;
- l’établissement des fiches d’engagement, de mandatement, de liquidation, la tenue des journaux auxiliaires des engagements et mandatements inhérents à l’apurement des factures par le Trésor ;
- la conservation de tous les documents administratifs et comptables numérisés ;
- la production des situations périodiques (Compte administratif).